مشاهده یک سند آفیس پیش از اجرا
تصور کنید در میان تعداد زیادی سند آفیس، باید به دنبال فایلی بگردید که اطلاعات خاصی در آن ذخیره شده است.
مسلماً باز کردن هر یک از این فایل‌ها کار ساده‌ای نیست و زمان زیادی را می‌گیرد. بنابراین باید به دنبال راه‌حل بگردید. یک راه این است که نام فایل‌ها را به گونه‌ای انتخاب کنید که بیانگر محتوای فایل باشد.
راه دیگر این است که فایل‌ها را بر‌اساس موضوع و تاریخ در پوشه‌هایی دسته‌بندی کنید. اما آفیس 2007 راه‌حل ساده‌تری را در اختیار کاربران قرار داده است.
این قابلیت به شما امکان می‌دهد قبل از اجرای یک سند آفیس، آن را در پنجره Open به صورت پیش‌نمایش مشاهده کنید. برای استفاده از این امکان باید مراحل زیر را دنبال کنید:
1- روی دکمه Office کلیک کنید.
2- روی عبارت Open کلیک کنید (اجرای دستور Open با استفاده از کلید میان‌بر Ctrl+O نیز امکان‌پذیر است). اکنون کادر محاوره‌ای دستور Open باز شده است.
3- روی شکلک فلشی که به سمت پایین است و در کنار دکمه Views (گوشه بالایی و سمت راست پنجره) قرار دارد کلیک کنید تا فهرست مربوطه باز شود.
4- روی عبارت Preview
(پیش‌نمایش) کلیک کنید. با این کار پنجره قابلیت پیش‌نمایش در سمت راست کادر محاوره‌ای دستور Open قرار خواهد گرفت.
5- اکنون روی فایلی که می‌خواهید محتویات آن نمایش داده شود کلیک، کنید. اولین قسمت (اولین صفحه) فایل مربوطه در پنجره Preview نمایش داده می‌شود. حتی می‌توانید به کمک Scroll Bar تمام فایل یا سند را مشاهده کنید.
6- با تکرار مرحله 5، می‌توانید سند مورد نظر خود را بیابید.
7- در انتها روی دکمه Open کلیک کنید تا فایل مورد نظر اجرا شود.
اگر با نرم‌افزار پاورپوینت کار می‌کنید، در پنجره Preview، اولین اسلاید سند شما نمایش داده می‌شود. اما یک راه دیگر برای نمایش اولین اسلاید اسناد پاورپوینت، قرار دادن وضعیت نمایش فایل‌ها در حالت Thumbnails View است.
برای تغییر وضعیت به این حالت باید مراحل 1 تا 3 را طی کنید و سپس روی عبارت Thumbnails در فهرست حالت‌های نمایش کلیک کنید.
سفارشی کردن نوار مکان‌ها
در ابتدا ممکن است این سؤال ایجاد شود که منظور از «نوار مکان‌ها» (Places Bar) چیست؟ اگر کادر محاوره‌ای دستور Open یا Save As را مشاهده کرده باشید، حتماً متوجه نواری عمودی در سمت چپ صفحه شده‌اید.
این نوار امکان دسترسی سریع به محل‌های TrustedTemplates ،My Recent Documents ،Desktop ،My Documents ،My Computer وMy Network Places را فراهم می‌کند.
اما این تمام مسئله نیست. در نرم‌افزارهای مجموعه آفیس امکان سفارشی کردن نوار مکان‌ها وجود دارد.
در واقع می‌توانید پوشه‌هایی را که از آن‌ها به طور مداوم استفاده می‌کنید، در این قسمت قرار دهید و به کار خود سرعت ببخشید.
فایده استفاده از این قابلیت زمانی احساس می‌شود که شما با چندین پوشه پرکاربرد سر و کار دارید و تعویض مسیر اجرای فایل‌ها یا ذخیره‌سازی در بین چندین فایل، دشوار است.
در حالی که با این روش تنها با یک کلیک به پوشه مورد نظر دسترسی پیدا می‌کنید. برای سفارشی کردن نوار مکان‌ها باید مراحل زیر را دنبال کنید:
1- روی دکمه Office کلیک کنید.
2- روی عبارت Open کلیک کنید (می‌توانید روی دستور Save نیز
کلیک کنید و مراحل بعد را طی کنید).
3- در کادر محاوره‌ای باز شده، پوشه‌ای را که قصد دارید به نوار مکان‌ها اضافه شود، باز کنید.
4- در فضای خالی نوار مکان‌ها راست‌کلیک کنید.
5- روی اولین گزینه یعنی عبارت Add Your Folder (به جای عبارت Your Folder، نام پوشه باز شده قرار دارد) کلیک کنید. با این کار آفیس پوشه شما را به صورت یک آیکون در نوار مکان‌ها قرار می‌دهد.
6- روی دکمه Cancel کلیک کنید. از این پس عملیات بازگشایی و ذخیره‌سازی مربوط به فایلهای درون پوشه‌های پرکاربرد تنها با یک کلیک امکان‌پذیر است.
در عین حال می‌توانید آیکون‌های موجود در نوار مکان‌ها را مدیریت کنید. بدین منظور روی آیکون مورد نظر راست کلیک کنید و دستور مورد نظر خود را انتخاب کنید. فهرست دستورها به این ترتیب است:
Remove: حذف آیکون از نوار مکان‌ها
Move Up: یک انتقال به بالا
Move Down: یک انتقال به پایین
Rename: تغییر نام
Large Icon: نمایش بزرگ آیکون‌ها
Small Icon: نمایش کوچک آیکون‌ها
